Het wordt vaak gefluisterd en bijna nooit hardop gezegd: er is een groot verschil tussen een standaard bijeenkomst in een hotel en een event in een evenementenlocatie. Ho, ja er zijn uitzonderingen, gelukkig maar. Dus toen Microsoft haar EMEA Leadership Summit in Nederland organiseerde voor 200 gasten vonden ze in het Sheraton Hotel Schiphol de juiste locatie en met Starlive het juiste bureau. Het werd een event boven verwachting!
Veel zakelijke events binnen de hotelmuren beperken zich tot standaard meetings, vergaderingen of recht toe rechtaan events. Nogmaals de uitzondering daargelaten, want het kan ook anders.
“Wij werken al vele jaren met ons bureau voor Microsoft en hebben daar een hele goede trackrecord. Dus toen een in het buitenland gevestigde tak van deze multinational in Nederland een bijeenkomst wilde organiseren voor internationale managers, wilden wij er natuurlijk een bijzondere beleving van maken”, kijkt Jan Eleveld van Starlive terug. “Maar na hun slechte ervaring in Zwitserland met het hotel, moesten wij hen echt overtuigen met ons idee en concept om er meer dan een standaard congres van te maken, het dus echt ‘verkopen’. Samen met Sheraton Schiphol zetten we onze tanden erin en het slaagde.”
Het werd uiteindelijk zo veel meer dan een beamer en scherm, katheder, podium en microfoon. “De vorige editie van dit event was in Zürich zonder bureau direct met het hotel georganiseerd. En dan zie je toch dat er snel dingen misgaan doordat er geen centrale regie is. Een video te vroeg ingestart, want dat stond in het draaiboek. Terwijl er veel van ons werd gevraagd, zoals slides die spreker 2 nog even wilde invoegen terwijl spreker 1 al sprak. Het is een vak apart en daarbij moet je van ieders expertise optimaal gebruik maken.”
“Uiteindelijk waren de 200 gasten van over de hele wereld vanuit het vliegtuig met enkele minuten in de eventlocatie. De gastvrijheid, de service en het perfect faciliteren werd door Sheraton uitgevoerd en wij kregen de ruimte om het allemaal net iets anders te doen. Dat leidde na het inhoudelijke deel tot een in no time omgebouwde lobby met walking dinner in Superheroes-stijl, dj booth en totaal andere sfeer. Tevreden gasten en tevreden opdrachtgever, die nu overweegt ons te betrekken bij hun volgende editie ergens in het buitenland.”
