Generatie Z zei het al hardop in de onderzoeken: congressen zijn saai. En het klopt: de congressen van 'vroeger' en helaas ook nog een groot deel van vandaag de dag zijn saai. Maar wat als. What if? Zodra we gebruik maken van de experience lessen uit andere marketing en communicatie events? Dan weten we toch dat ook kennisoverdracht vol beleving de meeste impact heeft?
Waar evenementen ingezet worden als communicatie- of marketingmiddel kun je in grote lijnen een tweedeling maken: de events die gericht zijn op merkbeleving, relatiemarketing en bijvoorbeeld netwerken én de events waar kennisoverdracht centraal staan. Nog los van het feit dat er tegenwoordig steeds vaker een mix van dat alles zichtbaar is, zien we binnen de categorie kennis events en congressen ook vooral de grote shift: van zenden naar beleven. Niet gek, want alleen het neurowetenschappelijke onderzoek naar de kracht live communicatie toont het al aan: "Met name kennis, feiten en cijfer overdracht worden bij live communicatie veel krachtiger in de hersenen verwerkt. Je brein investeert zelfs in de boodschap."
Binnen de Gouden Giraffe Event Awards wordt de categorie Congressen en Kennis Events vrij simpel en kort gedefinieerd: Evenementen waarbij kennisoverdracht centraal staat en het effect/impact dan ook zit in het aantoonbaar vergroten van kennis. Maar binnen de kennis events heb je een groot aantal verschillende soorten events.
Definitie: congressen, conferenties, symposium, seminar
Symposium: Een symposium, ook wel een wetenschappelijk congres of wetenschappelijke conferentie genoemd, is in de wetenschap een bijeenkomst van wetenschappelijk onderzoekers voor de presentatie van hun werk en uitwisseling van ideeën.
Conferentie: Een conferentie is een vergadering of een bijeenkomst van meerdere mensen (meestal van eenzelfde organisatie) die met elkaar spreken en/of afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst. Tijdens een conferentie komen tientallen sprekers aan het woord, die openlijk discussiëren om verschillende standpunten te verdedigen. Een conferentie heeft veel overeenkomsten met een congres, waarbij een conferentie vaak een maatschappelijk of sociaal thema heeft, gaat het bij een congres om een zakelijk of wetenschappelijk thema.
Congres: Een congres is een grootschalige bijeenkomst rond een bepaald thema, waar bijvoorbeeld wetenschappers of leden van een bepaalde organisatie aan deelnemen. Voor wetenschappelijke congressen of congressen in het bedrijfsleven is ook de term symposium of conferentie gebruikelijk. Tijdens een congres worden gedachten over het thema gevormd en ideeën uitgewisseld. Een congres wordt vaak ingeleid door een dagvoorzitter of een spreker die wat vertelt of die als gespreksleider fungeert.
Seminar: Een seminar is een omvangrijke bijeenkomst rond een bepaald onderwerp, waarin deskundigen, meestal via workshops en lezingen, kennis met elkaar delen. Een seminar met een wetenschappelijk karakter wordt ook wel symposium of conferentie genoemd.
Ontwikkeling van kennis events en congressen
Congressen en kennis events hebben nog regelmatig het oude, vertrouwde karakter: een grote zaal met podium. Honderden en soms zelfs duizenden mensen luisteren naar keynotes, sprekers, panels en andere soorten inhoudelijke sessies. Maar! Tijden veranderen, want dit oude zender boodschap ontvanger model is echt niet meer houdbaar. Natuurlijk zijn er sprekers die zo boeien dat het prima is om te luisteren en op te nemen, maar de slag naar beleving wordt geslagen.
En dus zie je de laatste jaren congressen en kennis events een prettige belevingsjus over zich heen krijgen. Events waar slim wordt omgegaan met het ophalen van vragen en input in het voortraject en zelfs tijdens het event. Events waar het congres zelf de startmotor is van een kenniscommunity die ook na het evenement blijf leven. Maar vooral: beleving. Soms zelfs complete congrestivals. Het mag ook leuk zijn, met de samenstelling van eigen programma’s vol interactie, tijd voor jezelf, activiteiten en de kennis in de praktijk brengen. Maar ook entertainment, catering en leisure zijn steeds vaker onderdeel van een kennis event.
Hoe je dat doet? Wij presenteren met trots het awardwinnende EMEC 2019 voor MPI, dit keer in Nederland. En hoe:
Doelstellingen kennis events en congressen
De overdracht van kennis staat centraal bij congressen en overige kennis events, maar dat is slechts het middel om de overkoepelende doelstelling te behalen. Die doelstellingen zijn enorm divers, waarbij de kennisoverdracht uiteindelijk moet leiden tot bijvoorbeeld:
- Het updaten van professionele kennis (denk aan medische congressen)
- Nieuwe kennis opdoen over een nieuw product of service
- Inspiratie op doen
- Jouw netwerk op basis van kennis/expertise uitbreiden
- Gedragsverandering
- Via kennisoverdracht tot nieuwe inzichten en oplossingen komen
Kennis events en congressen: de trends en ontwikkelingen
Kennis events, congressen, symposia, seminars en conferenties hebben de afgelopen jaren een belevingsslag gemaakt: steeds vaker wordt de kennisoverdracht, de interactie, de gesprekken en het delen van de kennis verpakt in complete experiences. Dus minder de grote zaal met louter honderden stoelen, maar veel meer een concept waar beleving het kader vormt waarbinnen kennis wordt overgedragen. Dit zijn de trends en ontwikkelingen:
- Durf voor beleving te kiezen
Ja dit moet wel de hoofdontwikkeling zijn: weg van het saai, op naar beleving. Het is zo standaard: die grote zaal, met al die stoelen en dan maar luisteren. Niet doen. Ga voor beleving. Prikkel alle zintuigen. Het is al lang bewezen dat dan de hersenen investeren in de boodschap en het niet passief opnemen. Dus zet in op de experience waarbinnen de kennis gedeeld wordt en geef de bezoeker de keus zijn/haar eigen programma samen te stellen.
De traditionele Q&A is wel een beetje passé. Dan komt slechts een heel klein percentage aan het woord, veelal de usual suspects. Met Conversatie en Input, kun je bijvoorbeeld in keynotesessies steeds weer momenten inlassen waar toehoorders in groepjes uiteen gaan om met elkaar het gesprek aan te gaan over de kennis die net gedeeld is. Die feedback wordt vervolgens weer plenair gedeeld om zo inhoudelijk verder te kunnen.
Een congres of kennis event is zo veel meer dan een moment of zelfs een event. Het biedt jou de mogelijkheid om vanuit de ‘always on’ gedachte continu in contact te zijn met de community die hoort bij jouw kennisdomein. Faciliteer dat. Haal kennis op, deel kennis, organiseer online events voor en na het grote congres. Maak bezoekers onderdeel van een community, jouw community.
Het voordeel van het feit dat veel congressen en kennis events altijd al zo waren, is het feit dat je al snel kunt onderscheiden. Onze tip: onderscheid jezelf in het geven van persoonlijke aandacht. Dat kan op basis van eerdere verzamelde data, maar zeker ook door de details, het klein: een kaartje op de stoel; een host vanaf de parkeerplek, etc. In diezelfde lijn zie je dat de grote congressen ook steeds vaker de bezoekersgroep verdelen in veel kleinere groepjes en ruimtes.