Verkiezingen voor de Tweede Kamer zijn een enorme happening. Er mag niks misgaan. Als je dan ook nog te maken hebt een pandemie wordt de uitdaging extra groot. IINII ging de uitdaging aan en organiseerde samen met de gemeenten Amsterdam, Utrecht en Rotterdam de Centrale Stemopneming. Deze logistieke uitdaging is een van de cases die op maandag 3 april meedingt naar een Gouden Giraffe Event Award.
In maart 2021 organiseerde IINII in samenwerking met de gemeenten Rotterdam, Amsterdam en Utrecht de Centrale Stemopneming (CSO) voor de Tweede Kamerverkiezing van 2021. Voor dit experiment op het gebied van verkiezingen in Nederland hebben we in die gemeenten in totaal op 3 grote locaties tegelijkertijd het centraal tellen van de stemmen georganiseerd. In totaal konden bijna 4000 vrijwilligers op deze locaties veilig, fit en onder toezicht de stemmen van de Nederlandse kiezers tellen. Een enorme logistieke puzzel met als resultaat: een nieuwe, betrouwbaar gekozen regering.
Doelgroep
Bij dit evenement omvatte de doelgroep ten eerste de vrijwilligers, die stemmen gingen tellen. Tijdens de CSO moesten zij op een zo efficiënt, veilig en transparant mogelijke manier de stemmen kunnen tellen. De vrijwilligers hebben zichzelf aangemeld om mee te doen, omdat ze het leuk en of leerzaam vonden om te doen, de vergoeding wel konden gebruiken of specifiek een bijdrage wilden leveren aan de democratie.
De doelgroep liep daardoor demografisch uiteen: van studenten tot gepensioneerden en mensen met een uitkering. Naast de vrijwilligers zijn ook de politici en alle kiezers (mensen met de Nederlandse nationaliteit en ouder dan 18 jaar) een deel van de doelgroep. Zij zijn namelijk ook gebaat bij een goed georganiseerd proces van het tellen van de stemmen.
Concept
Bij de opdracht van de drie gemeenten om de Centrale Stemopneming te organiseren, kwam ook een ruw plan. Dat ruwe plan moest IINII vertalen naar de praktijk, om een zo betrouwbaar mogelijke verkiezingsuitslag te faciliteren en aandacht te hebben voor de doelen van efficiëntie, transparantie en betrouwbaarheid.
Logistiek was dat 'on another level'. Alles moest tot in detail uitgedacht en berekend: een plan voor de bemensing, tijdschema's, routings en logistieke verhuizingen. IINII heeft hiervoor systemen bedacht, bijvoorbeeld de tracking van een stembus en een indeling van de stemmen op wijkniveau. Deze systemen bevorderen de flow en de efficiëntie; als er dingen misgaan, beïnvloedt dat het hele proces en uiteindelijk ook de uitslag. Er kon en mocht dus niks misgaan.
Zo moesten alle stembiljetten uit 1500 stembureaus naar 1 centrale locatie worden gebracht. Deze stembiljetten werden op de stembureaus al geteld, maar vervolgens de dag erna op de CSO opnieuw geteld door frisse fitte
vrijwilligers. De kans op fouten in het telproces is hiermee al geminimaliseerd en dus al een stuk betrouwbaarder dan hoe het eerder ging: dat gebeurde met slechts 1 telling door mensen die moe zijn aan het eind van een lange dag. Duidelijke instructies voor het tellen en een hiërarchie in de teams moesten ervoor zorgen dat het telproces voor iedereen duidelijk was.
Doordat IINII er zorg voor droeg dat aan alle regels en protocollen werd voldaan, was het proces transparant. Daarnaast was het evenement openbaar voor burgers en pers; dit maakte het ook transparant. De nodige efficiëntie werd bereikt door de strakke logistieke schema’s en fitte vrijwilligers; zo kon het telproces soepel en snel verlopen. Gemeenten houden onderling stiekem ook altijd een competitie wie als eerste de (voorlopige) uitslag kan geven. Dit konden wij ook nog eens faciliteren.
Bij geen enkel ander event dat wij gedaan hebben waren er zoveel kaders en regels om rekening mee te houden; veiligheidseisen, regels en protocollen rondom de kieswet, en niet te vergeten covid. We zaten namelijk ook nog middenin de lockdown. Zo moest er rekening worden gehouden met een avondklok, maar ook met vragen als: wat als er poederbrief wordt bezorgd en wat doe je met een stembus die geteld wordt en niet klopt? Deze enorme logistieke puzzel van regels en eisen hebben wij kunnen leggen, en met aan het eind van de lijn een mooi
resultaat: een betrouwbare en transparante verkiezingsuitslag.
Impact
De Centrale Stemopneming begon als een pilot, en wordt verder doorgezet. Op een betere impact van het event hadden we niet kunnen hopen. Op de langere termijn zal het imago van betrouwbaarheid van Nederlandse verkiezingen zich doorontwikkelen en een goede organisatie van de CSO heeft daar zeker aan bijdragen. De gemeenten geven aan dat de samenwerking met IINII ervoor heeft gezorgd dat de flow zodanig goed
geregeld was dat het proces transparant en efficiënt was. Dit heeft geleid tot een betrouwbare verkiezingsuitslag en dat werkt weer positief door in het imago van de overheid en kan burgers overhalen om met vertrouwen
in het verkiezingsproces te gaan stemmen. Dat is een PR waarde die niet te onderschatten valt.
Uit een interne survey bleek dat een meerderheid van de vrijwilligers die stemmen telden (zeer) tevreden was over zowel de organisatie als de samenwerking en de beschikbare hulp. Vanuit de verschillende gemeenten kregen wij onder andere deze feedback:
Het team logistiek en locaties kijkt tevreden terug op de werkzaamheden die zijn verricht voor de Tweede Kamer verkiezing 2021. Een in eerste instantie “onmogelijke” klus is geklaard. De operationele uitvoering in
Ahoy heeft zich volcontinue moeten aanpassen aan de actualiteit. De veerkracht en uitbreidingsmogelijkheden van het team, en van Ahoy als locatie, was geweldig.
Pandemie of geen pandemie; dit event moest en zou doorgaan. Geen stemmen tellen was geen optie. IINII moest er dus voor zorgen dat het zo goed en strak gepland was dat het hoe dan ook kon doorgaan. Dat het door is gegaan en tot een betrouwbare verkiezingsuitslag heeft geleid is het beste resultaat dat mogelijk was.
Doelstellingen
De hoofddoelstellingen van de Centrale Stemopneming zijn het verbeteren van de betrouwbaarheid, efficiëntie en transparantie van het telproces in Nederlandse verkiezingen. Dit wordt bereikt door het uitvoeren van de stemmentelling op één centrale locatie met goede voorzieningen, waar uitgeruste mensen het telproces uitvoeren onder toezicht en op een uniforme wijze.
Subdoelstellingen omvatten het verbeteren van de foutenmarge in het telproces door deze onder toezicht te verrichten op locaties met betere voorzieningen. Ook het verminderen van de belasting van stembureauleden was een subdoel, om zo het risico op her-tellingen en fouten te verkleinen.
Daarnaast hoopte de overheid ook op een betrokkenheid van de burger bij de Nederlandse democratie bewerkstelligen. Dit is niet als officieel doel geformuleerd. Bij de opdracht van de drie gemeenten om de Centrale Stemopneming te organiseren, kwam ook een ruw plan. Dat ruwe plan moesten wij vertalen naar de praktijk, om een zo betrouwbaar mogelijke verkiezingsuitslag te faciliteren en aandacht te hebben voor de doelen van efficiëntie, transparantie en betrouwbaarheid. Logistiek was dat on another level. Alles moest tot in detail uitgedacht en berekend: een plan voor de bemensing, tijdschema's, routings en logistieke verhuizingen. IINII heeft hiervoor systemen bedacht, bijvoorbeeld de tracking van een stembus en een indeling van de stemmen op wijkniveau.
Deze systemen bevorderen de flow en de efficiëntie; als er dingen misgaan beïnvloedt dat het hele proces en uiteindelijk ook de uitslag. Er kon en mocht dus niks misgaan. Zo moesten alle stembiljetten uit 1500 stembureaus naar 1 centrale locatie worden gebracht. Deze stembiljetten werden op de stembureaus al geteld, maar vervolgens de dag erna op de CSO opnieuw geteld door frisse fitte vrijwilligers. De kans op fouten in het telproces is hiermee al geminimaliseerd en dus al een stuk betrouwbaarder dan hoe het eerder ging: dat gebeurde met slechts 1 telling door mensen die moe zijn aan het eind van een lange dag.
Duidelijke instructies voor het tellen en een hiërarchie in de teams moesten ervoor zorgen dat het telproces voor iedereen duidelijk was. Doordat IINII er zorg voor droeg dat aan alle regels en protocollen werd voldaan, was het proces transparant. Daarnaast was het evenement openbaar voor burgers en pers; dit maakte het ook transparant.
De nodige efficiëntie werd bereikt door de strakke logistieke schema’s en fitte vrijwilligers; zo kon het telproces soepel en snel verlopen. Gemeenten houden onderling stiekem ook altijd een competitie wie als eerste de
(voorlopige) uitslag kan geven. Dit konden wij ook nog eens faciliteren.
Bij geen enkel ander event dat wij gedaan hebben waren er zoveel kaders en regels om rekening mee te houden; veiligheidseisen, regels en protocollen rondom de kieswet, en niet te vergeten covid. We zaten namelijk ook nog middenin de lockdown. Zo moest er rekening worden gehouden met een avondklok, maar ook met vragen als: wat als er poederbrief wordt bezorgd en wat doe je met een stembus die geteld wordt en niet klopt? Deze enorme logistieke puzzel van regels en eisen hebben wij kunnen leggen, en met aan het eind van de lijn een mooi
resultaat: een betrouwbare en transparante verkiezingsuitslag.
De Gouden Giraffe Event Awards 2023 wordt mede mogelijk gemaakt door deze eventhelden:
