Team Rockstars IT met het Rockstars Valley – Where Culture meets Tech event was de grote winnaar van de Gouden Giraffe Event Awards 2024. Het bedrijf met 600 software developers en data engineers won aan de hand van haar bureau KAAT&CO de awards voor beste interne en teambuildings event en ging er met de Publieksprijs vandoor.
Naam event: Rockstars Valley - Where Culture meets Tech
Datum Event: 8-9-2023 tot 10-9-2023
Inschrijver/bureau: KAAT&CO
Opdrachtgever: Team Rockstars IT
Dear international visitor,
Did you find this article via our LinkedIn? Welldone and welcome on our Dutch platform within the NEXTLIVE.COMMUNITY. Do you know there is a German platform as well?
For now: if you want to see the case video, please scroll down in this article. Do you want to read the whole article in your own language, please use the translate option in your browser.
Omschrijving:
Bij Team Rockstars IT, met meer dan 650 IT-Rockstars, maken ze de grootste impact op hun IT projecten bij klanten als ASML, Belastingdienst, AWS, Enexis, NS en vele anderen. De visie van dit bedrijf gaat verder dan alleen het leveren van IT-oplossingen voor haar klanten. Ze zetten het geluk van de eigen medewerkers radicaal op #1. Vanuit de overtuiging dat tevreden medewerkers niet alleen langer bij de organisatie blijven, maar ook hun prestaties en impact bij klanten aanzienlijk vergroten.
Team Rockstars IT biedt gespecialiseerde diensten in software engineering, cloud engineering en data engineering. De pay-off Happy Developers, High Impact richt zich op de Rockstar, de klant en de interne organisatie; maar ze streven er naar om "de world of working" ook te inspireren. Met als doel, het creëren van een omgeving waarin medewerkersgeluk leidt tot de beste resultaten en daarmee de mooiste impact te maken op haar klanten.
Korte omschrijving evenement:
De krantenkoppen over de arbeidsmarkt liegen er niet om;
“CPB ziet geen snelle oplossing voor extreme personeelsschaarste”, “Arbeidsmarkt het krapst voor ICT-beroepen” en “Nog nooit was het personeelsverloop in Nederland zó hoog”. Voor veel bedrijven ligt een oplossing niet snel voor handen, maar, wat levert het op als je je medewerkers radicaal op #1 zet?
Team Rockstars IT, een club met meer dan 650 IT-developers, Software Engineers, Chaptergenoten, Tribe-members, Talentmanagers en collega’s op HQ. Vanuit de diepgewortelde visie van de organisatie om je medewerkers als Rockstar te behandelen, schrijven zij al een tijdje vele memorabele hoofdstukken in het epische Rockstars book-of-memories vol verhalen over Tech & Culture.
Deze club, in zwart met gele merchandise gehulde IT-Rockstars, wordt door hun werkgever radicaal op #1 gezet. Wanneer deze club je vraagt zowel haar medewerkers, klanten, als potentiële nieuwe medewerkers bij elkaar te brengen, te zorgen voor een event waarin alles wat hen drijft samen te laten smelten als boter in een felgeel zonnetje? Wat doe je dan?
Dan creëer je Rockstars Valley | Where Culture meets Tech!
Een onconventioneel concept om impact te maken
Geen overnachting in een traditioneel hotel, maar samen 3 dagen op een camping. Geen subsessies over de nieuwe strategie in een doorsnee zaaltje, maar de strategie en kernwaarden verankeren rondom het kampvuur. Niet de zoveelste keynote in theateropstelling, maar een ultieme samensmelting van fun en inhoud, van cultuur en tech! Een event waar alle doelgroepen ondergedompeld worden in een eclectische geel-zwarte Rockstars wereld. Het concept voor deze meerdaagse live-experience is gemaakt om verschil te maken. Verschil maken in de wereld van IT – en verschil in de wereld van events!
Als add-on op dit concept, waren klanten én potentiële medewerkers ook uitgenodigd op de eerste dag. In de spotlight tijdens het medewerkers onderdeel van dit event, stond de vertaling van één van de nieuwe strategische pijlers ‘Practise what you preach’ centraal. Een strategie waarbij de ‘Rockstars methode’ de werkende wereld inspireert, waaronder dus de eigen medewerkers, door deze continu en elke dag aansprekend waar te maken en uit te dragen.
Het resultaat voor alle medewerkers?
Een event wat de kernwaarden HOERA (Hartelijk, Open, Energiek, Rebels, Ambitieus) ademt. Een weekend vol inhoudelijke techsessies & vermakelijke
cult-uurtjes, feedback sessies over de nieuwe strategie, all-night-long parties, een Rockstars campsite vol met tipi’s en tandenborstels, teammeetings in de bossen én nieuwe vrienden voor het leven.
Het resultaat voor de werkgever? Een bevestiging dat De Rockstars Methode werkt. Rockstars Valley kreeg een overall beoordeling van 9 én een eNPS van maar liefst +64!
Locatie evenement:
Inspyrium, Cuijk
Aantal personen:
- 500 Rockstars (aanwezig op vrijdag, zaterdag, zondag)
- 75 potentiële nieuwe medewerkers (aanwezig op vrijdag)
- 150 klanten (aanwezig op vrijdag)
Wat was de hoofddoelstelling van het evenement?
Dit event dient bij te dragen aan de verdere verankering van onze algehele strategie dat zowel klanten als IT Rockstars voor Rockstars kiezen doordat de IT Rockstar op nummer 1 wordt gezet.
Tijdens de eerste editie van 2023 dragen we daarnaast de strategische pijler Practise what you preach – extra uit, waarin wij de Rockstars laten voelen dat Team Rockstars IT een disruptieve werkgever is en waar men wil werken omdat er van werken een feestje wordt gemaakt.
Binnen deze pijler is het bereiken van zoveel mogelijk mensen een doelstelling en 75% van onze community is aanwezig. We werken hiervoor actief aan diversiteit en inclusie, waarin iedereen zichzelf kan zijn, werkgeluk centraal staat en het creëren van een hechte community draagt daar succesvol aan bij. Dit is en blijft onze groeimotor voor de toekomst, waarbij de conversie op ons landelijke event naar 100% gaat.
Doelgroep en omschrijf de doelgroep
Binnen deze groep zie je een breed scala aan mensen: neurodivers, genderdiversiteit, verschillende culturele achtergronden en diverse interesses. Waar zij allemaal gelijk in zijn, is dat de liefde voor technologie hen verbindt. Rockstars vinden elkaar op tal van gedeelde interesses en zo verenigen zij zich in tribes (technische kennis), chapters (geografisch) of guilds (interesses).
De ‘Rockstars Methode’ is een stellige overtuiging dat het in essentie draait om de medewerkers; zij zijn de sterren. Een visie geïnspireerd door de activiteiten die een manager uitvoert voor zijn of haar topsporter of wereldartiest. Het doel is een zo groot mogelijke positieve impact op het leven van de Rockstars te hebben, zodat zij kunnen floreren – en dat gaat verder dan alleen werk.
Zo heeft een Rockstar mogelijkheden voor een PA-service, een datingdienst, trainingen in soft- & hardskills, een eigen auto, kapper op kantoor, nagelservice, stomerijservice, op workations en ga zo maar door. Ook kan een Rockstar deelnemen aan zo’n 120 events per jaar. Vanuit de chapter of centraal georganiseerd, van klein, middelgroot tot Rockstars Valley.
De lat ligt hoog, ook bij events staat de Rockstar op #1. Maar verwend, dat zijn ze niet. Vooral een dankbare, loyale en vriendelijke groep collega’s die zich – ook in vrije tijd – in Rockstars kleding hullen.
Wat waren de eventuele subdoelstellingen?
- De eNPS (Emloyee Net Promoter Score) van alle Rockstars over na afloop event is boven de 60.
Waarom is er – op basis van de doelstellingen - voor gekozen om een evenement te organiseren? Hoe past dit in de strategie van de organisatie? Hoe ondersteunt het deelnemertraject (voor-tijdens-na) de doelstellingen?
Events zijn een essentieel onderdeel van de marcom-mix van Team Rockstars IT om medewerkers aan te trekken én te behouden, actueler dan ooit met de huidige krapte op de arbeidsmarkt. Het marketing team, bestaande uit 9 collega’s, bevat maar liefst 3,5 FTE die zich volledig focussen op alle events (+/- 120 per jaar). Aangezien de IT-Rockstars op projecten bij opdrachtgevers of vanuit huis werken, is de stimulans voor onderlinge betrokkenheid en verbinding belangrijk, ook vanuit People & Culture aspect.
Rockstars Valley bracht alle Rockstars samen naar één plek, wat uniek is omdat ze door het hele land verenigd zijn in regionale chapters. De campagne werkte versterkend in trots en enthousiasme van Rockstars. Tevens zijn events, waaronder Rockstars Valley, voor Team Rockstars IT een belangrijk marketingmiddel om High Impact te maken voor de medewerkers en uiteraard als onderdeel van de doelstelling “We disrupt the world of working, with happiness”.
In deze campagne zijn middelen specifiek ingezet om Practise what you preach te versterken als:
- Rockstars Valley News, wekelijkse nieuwsbrieven vanuit het organisatieproces, aansluitend op de behoeften van de doelgroep duidelijke informatie nodig te hebben voor een veilig gevoel.
- Rockstars Valley website, waarin alle informatie te vinden was, vragen kon stellen, je eigen bijdrage in tech-talks en cult-uurtjes kon aanmelden.
- Rockstars Radio, om verbondenheid op vrijdag voorafgaand aan het live event al te stimuleren.
- Aftermovies om samen nog na te genieten en de enquête om learnings op te halen voor de 2024 editie.
Beschrijf het concept en hoe dit aansloot bij de doelstelling en de doelgroep. Benoem specifiek hoe het concept doorgevoerd is, hoe het naar de deelnemer experience vertaald is. En beschrijf welk innovatieve/creatieve aspecten gebruikt zijn om het effect van het event te vergroten
Het concept nodigt deelnemers uit om een vallei vol technologie te ontdekken op een plek waar de Rockstars cultuur maximaal tot uiting komt.
Rockstars Valley was het grootste landelijke event voor alle medewerkers van Team Rockstars IT en levert een belangrijke bijdrage aan de vertaling van de strategie en het maken van verschil in de wereld van IT. De naam van het concept impliceert dat tijdens het event (The Valley) een samenkomst plaatsvindt tussen twee werelden (Tech & Culture). Deze samenkomst van fun en inhoud is dé sleutel tot succes van de campagne en live-experience.
De pay-off Happy ‘Developers, High Impact’ vertaalden we in het campagne-narratief naar de Rockstars cultuur in een high skilled techwereld. In alle content visualiseerden we dit tot in de haarvaten naar de herkenbare merkkleuren geel en zwart. Op deze manier ontstond er een helder beeld voor alle deelnemers wat het thema van het event was. Rockstars Valley, de sweetspot tussen geel en zwart, tussen cultuur en technologie en de plek waar happy developers high impact maken!
De event journey startte bij aankomst op locatie waar je direct de keuze kreeg tussen cultuur en technologie, voordat je de plenaire zaal betrad. Deze ruimte werd onorthodox ingericht door deze op te splitsen met 10 meter tussenruimte tussen de stoelvakken en deze in een cultuur-gele en tech-zwarte kant te verdelen. Daar, in die zaal en op dat podium, kwam de ontmoeting tussen cultuur en technologie echt tot leven.
Het inhoudelijke plenaire programma gedurende het weekend bevatte onder andere de lancering én toetsing van de nieuwe strategiepijlers, als ook interactieve feedbackmomenten door middel van het bekende TV-format ‘over de streep’. Ook het managementboek ‘De Rockstars Methode’, werd gelanceerd tijdens dit event. Als klap op de vuurpijl werd ook de nieuwe merchandise-lijn gepresenteerd tijdens een spetterende fashion-show, in geel-zwart, met de Rockstars zelf als modellen.
Aan kennisdeling bij Rockstars geen gebrek, inhoud = fun voor deze doelgroep. Als tech fanaten spreken Rockstars wereldwijd op tech events als expert op hun vakgebied. Zij inspireren anderen in de wereld van IT én ook hun eigen collega’s tijdens Rockstars Valley. Vanuit de eigen ‘tribes’ namen zij tijdens het event deel aan trainingen over Java, DevOps, Cloud en andere laatste trends in IT. Tevens was er kennisdeling tijdens de Cult-uurtjes, waarin medewerkers vanuit de eigen ‘guilds’ clinics aan collega’s gaven met onder andere Rugby, een wijnproeverij of een festival make-up workshop.
Altijd staat de Rockstar op één. Dit betekent dat de gehele journey tot in de haarvaten per deelnemer op maat wordt gemaakt. Ter illustratie; kies je voor een tipi op de camping, dan wordt die ook naar eigen wens ingericht. Koop je de nieuwe merchandise, dan maken we deze graag op locatie op maat voor je.
Deze beleving in ‘The Valley’ van bijna 48 uur aan één stuk door leidde tot één grote eclectische beleving tussen Culture en Tech. De enquête achteraf geeft ons een mooie inkijk van het resultaat en is bewijslast dat de doelstellingen zijn behaald:
Twee quotes van Rockstars uit de enquête:
“Overal was over nagedacht, de vibe klopte. Je viel van de ene verbazing in de andere. Het was de perfecte afwisseling tussen inhoud, cultuur en feest maar ook momenten even lekker chillen en met elkaar zijn.”
“De effort die jullie hierin stoppen, tot aan de kleinste details was gedacht. Jullie hebben mij het gevoel gegeven dat wij zeer speciaal waren door de manier waarop er voor ons werd gezorgd en dat is goud waard.”
Wat was het concrete resultaat van het evenement?
Na afloop van Rockstars Valley is naar de deelnemers een enquête gestuurd waar zowel kwantitatieve als kwalitatieve antwoorden uit voort zijn gekomen.
Op de vraag aan de deelnemers (n=103) “zou je een tweede editie van Rockstars Valley volgend jaar bijwonen” antwoorden slechts 3% van de respondenten nee, 7% misschien en maar liefst 90% met ja. Waarbij in de toelichting zeer lovende commentaren werden gegeven als “100000000 procent!”
Op de vraag aan de deelnemers (n=130) “in hoeverre vond jij dat je afgelopen weekend volledig jezelf kon zijn (diversiteit en inclusie) was het antwoord een gemiddelde van 9,5, met in de toelichting “ik ben blij dat er zoveel verschillende ruimtes waren, ik kon eigenlijk altijd wel iets vinden wat bij me past.”
Op de vraag aan deelnemers (n=131) ”Hoe beoordeel je Rockstars Valley – overall” beantwoorden de Rockstars gemiddeld met een 8,8, met in de toelichting “ik vond het fijn dat ik het festival zo kon beleven als ik zelf wilde, in mijn geval door het avond feest over te slaan”.
Speciaal aan Rockstars Valley was dat op vrijdag ook potentiële nieuwe medewerkers (referrals) uitgenodigd waren. Zij kregen een sneak-preview van het werken en leven van een IT-Rockstar tijdens het event. Van de aanwezige referrals is maar liefst 20% in een vervolg traject gestapt met Team Rockstars IT.
De eNPS score na afloop van Rockstars Valley was +64. Een commentaar uit de enquête op de vraag ‘Wat is jouw mooiste herinnering aan Rockstars Valley’: “Niet te omschrijven.. De modeshow omdat dat alleen bij Rockstars kan?! Allemaal stralende gezichten het hele weekend?! Een waanzinnig trots gevoel om deel uit te maken van zo'n organisatie?! En het kippenvel-moment toen de hele zaal aangaf dat ze Rockstars nog steeds op 1 voelen!”
Waarom is er op basis van de doelstellingen gekozen voor dit type evenement:
Als je je medewerkers radicaal op #1 zet en daarbij in je algehele marketingstrategie live-events als belangrijke pijler hebt, dan is een jaarlijks centraal georganiseerd evenement, waarbij alle chapters samenkomen, essentieel.
Rockstars Valley is, samen met het kerstevent, één van de enige twee landelijke events van de maar liefst 120 live events die Team Rockstars met en voor elkaar per jaar organiseert.
Hoe past dit in de strategie van de organisatie?
De overall strategie voor 2027 van Team Rockstars IT is: Klanten en IT Rockstars kiezen voor ons doordat wij de IT Rockstar op 1 zetten. Vanuit dit overkoepelende doel zijn zes strategische pijlers opgesteld, waarvan de pijler Practise what you preach de pijler is welke het event Rockstars Valley is ingezet als strategisch marketingmiddel om deze pijler intern te bekrachtigen en te verankeren.
Deelnemertraject
Practise what you preach. In het deelnemertraject werden de medewerkers nauw betrokken in de samenstelling van het evenement. Zij konden zelf tech-sessies hosten of cult-uurtjes organiseren in het programma, maar ook door 'likes' te geven in de digitale communicatie, voorkeuren uit te spreke op programma-onderdelen. Daarnaast werden individuele verzoeken die we ontvingen via verschillende kanalen uiteraard met een knipoog opgepakt.
Vanuit diversiteit en inclusie werd het festivalterrein breed opgesteld, met een programma en terreinindeling van prikkelarm tot party-hard!
Op ieder denkbaar aspect van het event was er een ruime keuze mogelijkheid, die Rockstars zowel tijdens registratie als op het event konden doorgeven. Een voorbeeld hiervan waren de diverse slaapopties waar uit gekozen kon worden. Dit varieerde van een kartonnen tent, tot een ingerichte tipi-tent of feestcaravan. Slaap je alleen, of met vrienden? Doe je dit in het stiltegebied, of dichter bij de afterparty?
Na afloop van Rockstars Valley volgde uiteraard het RTO (Rockstars-Tevredenheids-Onderzoek), waarin een prachtige beoordeling kregen voor het event, maar ook waardevolle feedback voor de volgende editie. Rockstars Valley 2024 staat al in de startblokken!
Hoe heb je ervoor gezorgd dat de doelgroep ook daadwerkelijk naar het event kwam?
In de campagne in aanloop naar Rockstars Valley | Where Culture Meets Tech werden de volgende middelen ingezet, met als doelstelling de thematiek van het centrale event op voorhand te communiceren, als ook om reuring te maken in de organisatie.
- Ontwikkeling van illustraties (strategie-platen) van de zes nieuwe strategie-pijlers, ter verduidelijking tijdens de plenaire presentatie als de opvolgende strategie sessies tijdens het event.
- Enquête waarin waarden & wensen voor een centraal georganiseerd event worden bevraagd. De uitkomsten werden toegepast in het event ontwerp. Rockstars werden zo actief betrokken in de programmering, door hen een podium te geven met eigen inhoudelijke tech-talks en door hen cult-uurtjes te laten hosten.
- In elk aspect de focus te leggen op de wensen en behoeften van de doelgroep, zodat ieder individu hierin werd voorzien.
- Teaser video ter introductie en lancering van thematiek.
- Event website voor registratie, informatie en FAQ
- Friday Valley News – wekelijkse nieuwsbrief met updates uit het organisatieteam
- Actieve inzet van Talent managers en Chapter Leads (HQ-Rockstars) ter promotie en toelichting over Rockstars Valley.
Natraject:
- Na afloop van het evenement werd de opgehaalde feedback op de nieuwe strategiepijlers, welke in diverse sessies besproken zijn, verzameld en verwerkt. De krantenkoppen die de IT-Rockstars zelf op het event hebben geschreven, zijn beoordeeld door de strategiehouder, en gaf deze middels een video per strategie inclusief verdere toelichting terug aan de Rockstars.
- Diverse aftermovies van het event op YouTube en intern verspreid.
- Enquête over de impact met tips & tricks vanuit de deelnemers.
- Strategie-platen & kranten koppen
- Met de ontvangen positieve reacties op het event, direct te communiceren dat Rockstars Valley in 2024 óók gaat plaatsvinden.
Deze gouden partners maakten de Gouden Giraffe Event Awards 2024 mogelijk:
.png)
