Het is veel in het nieuws: festivals in ons hele land die door extreme regenval, extreme hitte of ander noodweer moeten ingrijpen of zelfs afgelasten. En de zomers events binnen jouw marketing of (interne) communicatie kunnen daar ook door geraakt worden. Met de juiste timing en kennis is dat te verzekeren. Daarnaast ook een paar tips: dit kun je zelf doen.
No Risk is de verzekeringsspecialist voor de evenementen- entertainment- en filmindustrie. Jaarlijks verzekeren zij duizenden evenementen en filmproducties over de hele wereld. Aan de hand van hun evenementenverzekering en hun slecht weer-dekking, hier een checklist voor jouw evenement en extreem weer. Want één ding mag duidelijk zijn, ook jouw live communicatie event kan door slecht weer in nood komen:
Slecht weer niet standaard in eventverzekering
Slecht weer is niet standaard meeverzekerd, maar alleen als je de slecht weer-dekking afsluit. Slecht weer is wel meeverzekerd als:
1. de weersomstandigheden te beschouwen zijn als een natuurramp
2. de weersomstandigheden ertoe hebben geleid dat het pand waarin het evenement plaatsvindt onbruikbaar is geworden
3. de locatie van het evenement door extreme weersomstandigheden niet te bereiken is
Extreem weer
We spreken van extreem weer, bij het niet door kunnen gaan van het evenement, uitstel, onderbreking of voortijdige beeindiging door extreme weersomstandigheden.
Dit is binnen de evenementenverzekering een extra dekking die toe te voegen is aan de annuleringsdekking. Als het evenement moet worden afgelast, onderbroken of verplaatst vanwege extreem weer, dan krijg je de gemaakte kosten vergoed. Deze dekking moet minimaal 14 dagen voor aanvang van het evenement worden aangevraagd.
Wat is extreem weer-dekking?
Een buitenevenement organiseren in Nederland is niet zonder risico’s. De weersomstandigheden kunnen zo slecht zijn dat een evenement moet worden onderbroken, afgelast of uitgesteld. Je kan ervoor kiezen deze dekking toe te voegen aan de annuleringsdekking.
Wanneer moet je extreem weer-dekking aanvragen?
Je moet extreem weer-dekking ten minste 14 dagen voordat het evenement begint aanvragen.
Als organisator van het evenement kun je op voorhand, naast het goed verzekeren van jouw evenement, nog meer stappen zetten om de schade door noodweer te minimaliseren.
Veel evenementorganisatoren kiezen voor weersbewaking tijdens hun evenement. Dit houdt in dat een meteoroloog 24/7 het weer in de gaten houdt en mogelijke impact van het weer signaleert, doorgeeft en adviseert over mogelijk te nemen acties. Situaties als deze zijn vaak laat van tevoren te zien. Weerbewaking zorgt er echter voor dat meteorologen de weersituatie continue in de gaten houden en contact opnemen met de organisatie in geval van gevaarlijke weerssituaties zoals onweersbuien.
Evenementenlocaties en toeleveranciers moeten actiever overleggen met hun opdrachtgever of eventorganisator als het gaat om een goede afstemming van de verzekeringen op een evenement. Zij moeten zich meer dan ooit realiseren dat ze niet meer kunnen blijven leunen op de schouders van hun opdrachtgever, en vooraf beter moeten overleggen wie welke verzekeringen afsluit, en met welke dekkingen, in het organisatieproces én onderscheidend moeten zijn met het afsluiten van een goede evenementen- en/of aansprakelijkheidsverzekering.
Bij extreem weer moet een opdrachtgever of organisator met de evenementenverzekering extreem weer dekking hebben, en de vraag stellen: is het verzekerde bedrag voldoende om de toeleveranciers en locatie te betalen? Belangrijk is dat er ver van tevoren overleg plaatsvindt tussen de organisator, locatie en toeleveranciers over wie welke risico’s op een evenementen verzekering verzekert. Voor evenementenlocaties en toeleveranciers geldt de aansprakelijkheidsverzekering als belangrijkste verzekering. Opdrachtgevers en organisatoren dienen op hun beurt te beschikken over een goede evenementenverzekering.
Al is het evenement nog zo goed verzekerd, om een vervelende nasleep te voorkomen, is vooral communicatie van zeer groot belang. Zowel voor, tijdens als na het evenement. Onderschat de impact van noodweer en eventuele afgelastingen of verplaatsingen naar binnen niet, dus is het goed om van te voren een noodweer-communicatieplan te hebben.
Tot slot: bij twijfel, bij vragen en bij ieder ander advies. Neem contact op met de contactpersoon van je evenementenverzekering. "Een evenementenverzekering beschermt je organisatie tegen allerlei dingen die fout kunnen gaan rondom een evenement. Denk aan noodweer, problemen met de vergunning, een artiest die ziek is en cancelt, een claim van een bezoeker. Met een goede evenementenverzekering hoef je je in zulke gevallen geen zorgen te maken, omdat je de kosten terugbetaald krijgt van de verzekeraar."
