Greenwashing was lange tijd een label dat op veel bedrijven en hun events kon worden geplakt. Inmiddels, jaren verder, zijn de duurzame stappen gewoonte. Steeds minder wordt er met een groene vlag gezwaaid, steeds meer worden er gewoon stappen gezet. Binnen de 17 sustainable development goals lijkt goal nummer 10, reduce inequality, er nog wel eentje waar veel ten onrechte met vlaggetjes gezwaaid wordt. Stop de inclusie washing en aan de slag!
De lijst met keynote sprekers is wel erg wit en mannelijk? De zaal stampvol met stoelen en het invalide toilet als opbergkast? De Q&A altijd bij diezelfde collega met de grote mond? Het zijn allemaal valkuilen die een event NIET voor iedereen toegankelijk maken. En het is dan echt niet afdoende om een spreker met een ander profiel er tussen te proppen, of om één plekje te creeeren voor een rolstoel. Nee het is nu tijd om écht door te pakken met inclusie en diversiteit.
NEXTLIVE vond met Obsession, Juup de Kanter en Niels Janssen (FX Agency / Daymakers Group) drie experts die je eenvoudig op weg kunnen helpen om echte inclusie en diversiteit stappen te zetten voor jouw volgende marketing of communicatie evenement. Dus niet alleen 50 procent vrouwen op jouw keynotelijst.
Robert Daverschot (foto hieronder, tweede van links), programmamaker bij Obsession deelt 5 eye-openers voor een inclusief programma op jouw evenement. "Kan iedereen wel echt meedoen?", is de vraag die daarbij hardop gesteld moet worden. "Diversiteit en inclusie is meer dan een hippe doelstelling. Het is een kans om de waarden van jouw organisatie overal te laten doorklinken."
Robert Daverschot (Obsession), vertelt hoe je een event creëert waarin mensen zich veilig, welkom en gewaardeerd voelen: “Diversiteit en inclusie zijn niet alleen belangrijk op de werkvloer, maar bij uitstek ook op een evenement”, stelt Robert. “Een event is je visitekaartje en laat zien waar je als organisatie voor staat. Door rekening te houden met diversiteit en inclusie in het programma, kun je écht het verschil maken in een samenleving die steeds verder polariseert. Bij Obsession is het één van de pijlers van onze duurzame aanpak. Daarbij haken we aan op de VN-doelen voor wereldwijde transformatie, oftewel de Sustainable Development Goals. We hebben er vier gekozen die het meest bij ons passen. Eerlijk werken door inclusie is er een van.”
Met deze 5 tips van Robert kun je meteen aan de slag om diversiteit en inclusie door te vertalen in jouw programma. Een event ontwerpen dat toegankelijk is voor iedereen:
1. Betrek je publiek al het in voortraject
Vaak zijn we als eventorganisatie druk bezig met eenrichtingsverkeer: hoe kunnen we de bezoeker inspireren en in de watten leggen? Maar, wat als we de bezoeker daarin ook zélf betrekken en vragen wat zij voor zich zien. Bijvoorbeeld: Welke vragen heb jij momenteel over (eventthema)? Wat vind je dat er goed gaat in het werkveld? Van wie of wat zou je graag meer horen? De uitkomst helpt je als organisator beter af te stemmen op je publiek. Bovendien helpt het ook de sprekers om zich verder voor te bereiden en aan te sluiten op de informatiebehoefte. Deze vragen kun je bijvoorbeeld meenemen in het registratietraject. Zo pas je crowdsourcing toe en herkent het publiek zich in de content tijdens het event.
2. Stem je eventcommunicatie af op je doelgroep
Het uitnodigingentraject is de rode loper naar je event en een voorproefje van het gevoel dat je wilt overbrengen. Past het taalgebruik bij een jongere doelgroep? Herkennen mensen van verschillende culturen zich in de beelden die je gebruikt? En zijn teksten duidelijk leesbaar of hoorbaar voor mensen met beperkt zicht? Leef je in en bedenk welke communicatie jouw doelgroep raakt en nodig heeft. De inzet van persona’s kan daarbij helpen.
3. Zorg voor een inclusieve speaker line-up
Diversiteit gaat verder dan alleen M/V. Zie je dat terug in je podiumprogrammering? Dus los van mannelijke en vrouwelijke sprekers, zijn er ook verschillende leeftijdsgroepen, mensen met een beperking en van verschillende culturele afkomst? Liefst is het podiumplaatje een spiegel van het publiek in de zaal.
4. Faciliteer veilige publieksinteractie
Hoe introvert of extravert is je publiek? Accountants en rechters zijn wellicht wat rustiger en introverter dan marketeers en verpleegkundigen. Maar hoe hoor je iedereen? Publieksinteractietools helpen om (al dan niet anoniem) vanaf je smartphone toch waardevol bij te dragen zonder een microfoon of spotlight op je te krijgen. Of ga uiteen in kleinere groepen in plaats van een gesprek plenair te voeren.
5. Zoek een welkome locatie
Los van de inhoud, speelt natuurlijk ook de locatie een rol. Is het toegankelijk voor mensen met een beperking? Houdt de keuken rekening met verschillende diëten? Maar ook: zijn er voldoende laadpalen voor mensen die bewust elektrisch rijden? Bespreek samen met de eventlocatie wat er kan en hoe je gezamenlijk een inclusieve ervaring neerzet.
Evenementen hebben de gave om gedrag te veranderen, mits slim, goed, trajectmatig en doelstelling gericht aangevlogen. Om tot gedragsverandering te komen, is een basisprincipe dat interactie daar een grote rol bij speelt, maar hoe kom je tot interactie (in welke vorm dan ook) met introverte gasten?
Let op, het is niet zo dat een introvert persoon zich per definitie onprettig voelt op een evenement of meeting. ‘In contact komen met andere mensen is prettig voor introverte en extraverte mensen, het behoeft alleen een doordachte aanpak. Want de input van de introverte persoon missen op jouw evenement is echt doodzonde. Introverte personen hebben namelijk als eigenschappen het goed luisteren en doordenken van ideeën. Zij kunnen als geen ander goed observeren en informatie structureren. Daarom is het oh zo zonde om hun input te missen’, weet Juup Laarman – de Kanter, die zichzelf overigens een extravert noemt, met compassie voor introverte personen.
Juup Laarman – de Kanter (HU en Juups.nl) komt met 6 tips uit eigen ervaring om introverte mensen echt onderdeel te laten zijn van jouw publiek en hun ideeën mee te nemen:
1. Respecteer ze
De belangrijkste tip: respecteer de introverte gasten en probeer ze niet gedwongen extravert te laten zijn op jouw event. Maak gebruik van de eigenschappen van een introvert persoon. En ga niet vragen wie introvert of extravert is, maar zorg voor een inclusief design.
2. Bereid ze voor
Laat ze al voor het event wennen aan de situatie. Doe aan verwachtingsmanagement. Wees helder over: het doel van de meeting, de locatie, de setting, de verwachte rol en de content die centraal staat.
3. Vraag om ideeën en gedachten in plaats van mening en opinie
Introverte mensen kunnen tijdens interactieve sessies als geen ander informatie ordenen en ze kunnen andere perspectieven en overwegingen inbrengen. ‘Wat denk je nu’, kan voor introverte mensen een hele prettige vraag zijn.
4. Geef ze tijd om na te denken
Tijd, om na te denken en de vaak complexe denkpatronen hun werk te laten doen. In plaats van een microfoon onder hun neus te drukken, heeft het de voorkeur om anoniemer hun bijdrage en ideeën in te dienen. Laat het ze opschrijven en daarna delen.
5. Zorg voor rustruimte
Tijd en ruimte om te reflecteren. Meditatie, een wandeling, een moment van stilte, etc.
6. Verdeel in samen en individueel
Zorg in het programma voor een verdeling van individueel en samen.
'Het Eurovisie Songfestival 2020 wil voor een zo breed mogelijk publiek toegankelijk zijn.' Dat was een heldere stelling die leidde tot een aantal simpele, maar krachtige inclusieve oplossingen en maatregelen. Toen in 2020 de wereld meekeek met het enorme media-evenement zag de wereld ook hoe op een betrekkelijk eenvoudige manier een evenement en de vastlegging daarvan, toegankelijk kan zijn voor iedereen.
De Nederlandse editie van het Songfestival heeft daarom een aantal wijze lessen voor jouw evenement of congres:
'Niet alleen op televisie, maar ook in de zaal. Daarom werden in Ahoy voor het eerst ook speciale plekken ingericht voor mensen met een auditieve en visuele beperking', schrijft NOS.nl. Het Songfestival lijkt een voorbeeld te willen zijn, want het blijft niet bij een enkele aanpassingen.
Auditieve beperking
Naast het podium, grote schermen, zodat en het podium en het scherm zichtbaar zijn. Op de schermen naast ondertiteling ook signdancers zichtbaar, die met dans het verhaal van een lied vertelden.
Minder valide
Voor minder valide bezoekers waren er speciale rolstoelplaatsen
Blinden en slechtzienden
Voor blinden en slechtzienden was er in een apart deel van de zaal audiodescriptie aanwezig. Daarin werd beschreven wat er op het podium gebeurt.
Televisiekijker met beperking
Ook voor de televisiekijker waren er al diverse maatregelen aangekondigd. Van ondertiteling via Teletekst 888 tot signdancers. Zo zag het winnende lied van 2019 er uit met signdancers:
Die vraag beantwoordde Niels Janssen, CCO van de Daymakers Group en creatief directeur van FX Agency, tijdens NXTMICE State of the Industry:
"Het samenkomen en samen beleven is stap één. Maar het gebruik van digitale hulpmiddelen, zoals AI en camera’s die alles toegankelijker maken en drempels verlagen, is natuurlijk een geweldige toepassing! Het is niet OF-OF, maar juist EN-EN. Alleen door een serie van momenten en een combinatie van live en digitaal kun je écht iedereen bereiken, inclusief zijn en je doelstellingen halen."
