Wil je dat jouw evenement meer is dan een aaneenschakeling van presentaties? Wil je dat deelnemers actief betrokken zijn, kennis delen en geïnspireerd naar huis gaan? Dan is het tijd de kracht van interactie te omarmen. Dooddoenertje? Nou, houd het maar eens de bij de komende maanden: "En natuurlijk na afloop is er ook nog tijd voor een korte Q&A..." Nee, de tijden zijn veranderd, we moeten naar andere concepten.
Het is makkelijk gezegd: bij ons evenement staat interactie centraal. Live communicatie is geen zenden, maar converstatie, impulsen, discussies, mening elkaar laten ontmoeten en samen tot een conclusie komen. Het hoort ook heel erg bij deze tijd waar we vooral onze mening als waarheid zien en die online alleen maar continu bekrachtigd en bevestigd zien worden. Maar jusit dan zijn slimme interactieve events zo belangrijk. Het gaat niet alleen om mensen en beleving, maar vooral ook om meningen samenbrengen en genuanceerd tot een gezamenlijk geluid komen. Hoe? In dit artikel een aantal stappen, uitgangspunten en tips:
Interactie op een evenement: Begin met de 'WHY'
Waarom organiseer je dit evenement? Wat wil je dat deelnemers meenemen? Door de drijfveer helder te krijgen, kun je de juiste vorm van interactie kiezen. Is het een serieuze bijeenkomst waar kennisuitwisseling centraal staat, of een luchtiger evenement waar ontmoeting en inspiratie voorop staan? Stem de interactie af op de verwachtingen van het publiek, zoals je een passende wijn serveert bij een gerecht.
Is jou onderwerp of thema onderdeel van een gevoelige maatschappelijke discussie, zorg dan dat je het gesprek en de interactie goed leidt en begeleidt. De regie en het conceptmatig nadenken over interactie is broodnodig in deze tijd waar we allemaal zender zijn of op zijn minst willen zijn.
In alle gevallen kun je na het blootleggen van de WHY input ophalen bij je bezoekers in het voortraject. Wat speelt er, waar willen ze meer over weten, wat willen ze kwijt? Zo kom je tot een opmaat naar de gewenste live interactie op het event.
TIP 1: Breek het ijs
Spanning is een natuurlijke reactie bij evenementen. Zowel sprekers als deelnemers willen zich van hun beste kant laten zien. Door het ijs te breken, creëer je een ontspannen sfeer waarin interactie kan floreren en waar de eerste vormen van interactie op een luchtige en prettige manier beginnen, zodat er later geen drempel meer is.
TIP 2: Laat de zaal uit mensen bestaan
Begroet deelnemers persoonlijk, loop door de zaal en stel vragen. Toon interesse en betrek het publiek bij je verhaal. Voel aan wanneer je te maken hebt met introverte of extraverte personen. Die interactie verloopt anders en behoeft andere vragen.
>> Lees ook: Inclusie: 6 tips om introverte gasten bij jouw interactie te betrekken
TIP 3: Kom tot interactie onderling en niet alleen vanuit de host/spreker
Laat mensen met elkaar overleggen over een relevante vraag of nav een impuls, spreker, statement. Dit geeft ze de kans om kennis te maken met elkaar en elkaars meningen en zal snel de spanning verminderen voor verdere interactie.
TIP 4: Input leidt tot interactie en interactie leidt tot input
Zorg ervoor dat er iets gedaan wordt met de reacties uit de zaal. Laat de spreker erop reageren, gebruik tools om live te stemmen of ga de zaal in om reacties op te halen.
De deelnemers in de hoofdrol niet de spreker
Deelnemers hebben waardevolle kennis en ervaring. Faciliteer het delen hiervan door een sidekick in te zetten die live en digitaal vragen en ervaringen verzamelt en terugkoppelt naar de spreker. Dit geeft het publiek een stem en zorgt voor een dynamische dialoog en zo blijf je weg van het stokoude model: zender-boodschap-ontvanger.
Een prachtig voorbeeld is het award-winnende The Next Event 2018, inmiddels het NEXTLIVE.FESTIVAL waar geen stands zijn maar in kleine sessies en woonkamers na een korte impuls van een expert het gesprek aangegaan wordt.
Geef een beleving mee
Mensen onthouden niet alleen wat je zegt, maar vooral hoe je ze laat voelen. Creëer een bijzondere ervaring die lang bijblijft. Laat een blinde spreker het publiek geblinddoekt luisteren, laat een foodblogger iets proeven of bouw muzikale intermezzo's in. Maar je kunt ook de interactie zelf in een beleving verpakken. Dat begint al bij een tool als de Catchbox (microfoon in schruimrubber die door de zaal gegooid kan worden), maar kan ook in bredere vormen: zet bijvoorbeeld twee persconferentie tafels in de zaal waar deelnemers met een vraag, geluid, inpuls terecht kunnen en zo de spreker weer van input kunnen voorzien.
To Q&A, or not to Q&A?
Het is niet zo dat Q&A een no go is, maar het heeft wel degelijk wat rare kantjes. Het voelt vaak als een verplicht nummertje, die door tijdsdruk ook nog eens heel vaak wegvalt. Een dooddoenertje bedacht in een tijd waarin 'we' er achter kwamen dat live communicatie nog meer kracht krijgt door interactie. Maar het is er bij bedacht. Niet geintegreerd. Maar ga je wel voor de (good) old Q&A denk dan hier aan:
- Geef mensen de tijd om na te denken over vragen en bied de mogelijkheid om vragen digitaal in te sturen
- Laat deelnemers in kleine groepen tot de belangrijkste vragen komen
- Deel het publiek, voor het stellen vragen, op in een voor en tegen en laat ze over een stelling debatteren
Tools om interactie tot stand te krijgen:
Gebruik tools als Kahoot om mensen op een leuke manier over het onderwerp na te laten denken
Laat mensen stemmen op stellingen of meerkeuzevragen dmv stemkastjes
Betrek bezoekers via een event app
Weg met Q&A, welkom C&I
Bij NEXTLIVE zijn we al jaren geleden overtuigd geraakt dat Q&A niet de vorm is. Wij zijn fan van de C&I gedachte van Maarten Vanneste van het Meeting Design Institute.
Een deelnemer die een vraag stelt aan de spreker, is de kleinste vorm van interactie die denkbaar is. Het is maar een persoon die een vraag stelt en een persoon die die vraag beantwoordt. De 'inter' van interactie staat hier voor actie of 'gesprek' tussen ÉÉN deelnemer en ÉÉN spreker. Hoe zit het met alle andere deelnemers? Welnu, die zijn nog steeds alleen maar aan het luisteren. In een groep van 100 deelnemers hebben bij deze vorm van 'interactie' 99 mensen slechts geluisterd en één heeft gesproken. Dit betekent dat minder dan 1% van het publiek actief was en iets anders deed dan luisteren. Je zou kunnen zeggen dat 1% betrokken of engaged was. Dit is een zeer lage mate van activering. Zou 'inter' in het woord 'interactie' niet 'tussen deelnemers' of zelfs 'tussen alle deelnemers' moeten betekenen? Is dit mogelijk?
De traditionele Q&A aan het einde van een presentatie is vaak niet de meest effectieve manier om interactie te creëren. Introduceer C&I: Conversaties en Input. Hoe je dat doet, lees je bij onze collega's van EventBranche.nl, maar stapsgewijs doe je dat zo:
Er zijn veel manieren om C&I in te voegen binnen jouw eventconcept, maar laten we beginnen met de basisversie:
- de ruimte is zo ingericht dat kleine groepen van 6 rond een tafel worden gevormd of kunnen worden gevormd door stoelen te verplaatsen of te draaien
- Na 15 minuten presentatie stopt de spreker om het publiek te activeren door een gespreksonderwerp te introduceren
- Het standaardonderwerp kan een vraag zijn die altijd werkt: "Wat heb je net geleerd?" Of "Wat vond je interessant" of "Wat heb je net geleerd dat je zult toepassen?" Natuurlijk, een meer gerichte, gerichte of specifieke vraag kan worden ingevoerd
- De vraag kan een tekstdia in de presentatie van de spreker zijn en deze dia kan gedurende de duur van de C & I op het scherm blijven ...
- En nu, de kleine revolutie: de letter C in C & I. De spreker (of voorzitter of facilitator) vertelt deelnemers dat ze 4 minuten (of meer) hebben om een gesprek over deze vraag of verklaring tussen elkaar te houden in groepen van 6 of minder
- Dit is niet langer een discussie tussen ÉÉN deelnemer en DE spreker, maar tussen IEDEREEN in gesprekken in kleine groepjes
- Na de 4 minuten kleine groepsgesprekken vraagt de spreker (of voorzitter of facilitator) de deelnemers om te af te ronden en nodigt een paar zorgvuldig uitgekozen groepen uit om Input (feedback) te geven
- De standaardvraag die je altijd kunt stellen is: "Wie heeft er tijdens deze gesprekken iets geweldigs geleerd van een andere deelnemer?"
- Dit duurt nog een minuut of twee, dus elke C & I duurt ongeveer 5 tot 10 minuten
Een C & I-moment kan na elke 10 - 15 minuten presentatie worden ingevoegd. Dus in een sessie van een uur kun je ongeveer drie momenten van C & I krijgen, gekoppeld aan conclusies en een laatste vraag-en-antwoord helemaal aan het einde van de sessie. C & I is een eenvoudige techniek, maar het kan een radicale verandering in een presentatie teweegbrengen, omdat het de deelnemers laat denken, contextualiseert, opnieuw bespreekt, spreekt, luistert, becommentarieert, enz. Een grote variatie en verandering t.o.v. de 'luister-alleen-naar-de-spreker'-format. C & I zal alle deelnemers wakker en energiek houden.
Met een helder doel, de juiste vorm en het juiste tijdspad kun je jouw presentatie interactief maken. Durf de dialoog aan te gaan, durf het anders te doen, durf Q&A om te wisselen in C&I en creëer een onvergetelijke ervaring voor jouw publiek.