Live communicatie, eventmarketing of iedere andere vorm van live marketing of communicatie is in veel gevallen de duurste per persoon post in je marcom-mix. Met de juiste doelstellingsgerichtheid kan het ook de hoogste ROI opleveren. Maar veel LIVE projecten missen het doel. Tijd om in de spiegel te kijken. En wie LIVE in de spiegel bekijkt ziet EVIL. Dus heeft NEXTLIVE maar eens op een rij gezet hoe jouw LIVE project een EVIL project kan worden...
Er is al zo veel geschreven over de kracht van LIVE, in alle vormen en maten. Maar. Er is ook een andere kant van de medaille. Als LIVE EVIL wordt. En dat ligt op de loer, want niets zo spannend als tot leven komen als merk, bedrijf of organisatie. Je gaat met de billen bloot en als het mis gaat, tja, dan kan het ook echt misgaan. In dit artikel kijk LIVE in de spiegel…
We gaan op zoek naar de valkuilen, de andere kant van de medaille, de vertekening in de spiegel en natuurlijk komen we ook met oplossingen en hoe dit te voorkomen. 14 keer hoe LIVE EVIL kan worden en hoe we dit voorkomen.
1. Niet vanuit de doelstelling
2. Kritische maatschappij
3. Verhardende maatschappij
4. Personeelstekort
5. Slechte pers
6. Een moment in plaats van strategische impact
7. Zenden
8. Saai
9. Energieprijzen
10. Bezoekerstekort
11. Geen data, geen crowdsourcing
12. In your face
13. Doelgroep niet kennen
14. Snel veranderende omstandigheden qua onderwerp
Een lange lijst met voorbeelden van hoe jouw event helemaal niet de impact haalt die je eruit kan halen en soms zelfs voor een tegenovergesteld effect zorgt. Als LIVE EVIL wordt.
1. Niet vanuit de doelstelling
De grootste kans op een falend live moment? Niet vanuit een doelstelling werken. Al jaren geleden wisten de eventpioniers: organiseer je om het organiseren, voor een leuk event, dan is een evenement echt niet veel meer dan een heel duur leuk moment.
Wat te doen?
Zorg voor een kraakheldere doelstelling van het complete traject rondom jouw evenement. Wat wil je behalen, wat moet er gebeuren, wat moet de doelgroep raken en moet beklijven? Dat betekent dat je te allen tijd in het complete ontwerp, design, concept en alle andere stappen, altijd weer moet denken: wat draagt dit bij aan het behalen van mijn doelstelling.
2. Kritische maatschappij
Of je het nou leuk vindt of niet: de maatschappij is kritischer dan ooit. Bij een gevoelig onderwerp of een merk of bedrijf dat onder een vergrootglas ligt, moet je zeer ethisch en slim te werken. Als het qua discussie of beeld naar buiten uit de hand loopt, verwacht dan de volle laag.
Wat te doen?
Zorg bij discussies voor moderatoren. Niet om kritische geluiden te dempen, dat is juist de kracht van live ontmoeten, maar wel om te kanaliseren. Zorg voor webcare om social media reacties te beantwoorden en denk bij het plaatje van jouw concept net even iets vaker na.
3. Verhardende maatschappij
Discussies worden tegenwoordig gevoerd aan beide uitersten van meningen. Omdat we tegenwoordig allemaal zender zijn, durven mensen ook sneller dat harde geluid te ventileren. Ja ook op jouw evenement. In die verharding zit ook het individuelere mensbeeld, waardoor netwerken en andere waarden van een evenement niet vanzelfsprekend zijn.
Wat te doen?
Zorg voor een kader rondom de interactie. Dat kan door afspraken te maken over waar het wel of niet overgaat, maar ook door aandacht: zorg voor een context waar je aandacht, warmte en liefde hebt voor iedere gast en je startpunt is al een hele andere. Qua netwerken en dergelijke behoeft het een nog actievere faciliterende en begeleidende rol.
4. Personeelstekort
Het was een tijd lang best eenvoudig: je vaste partners, de vaste toeleveranciers, daar kon je op leunen en varen. Maar diezelfde partijen zijn uitgekleed door crisis of hebben het met beperktere middelen heel druk in de inhaaltijd waar we in zitten. En dat personeel dat zorgt voor een kloppend, gastvrij en perfect event. Als je met minder moet doen, doet dat afbreuk aan het concept en dus de impact.
Wat te doen?
Leg op tijd jouw toeleveranciers en personeel vast, zij zijn het kloppende hart van jouw event. Is er te weinig voorhanden, verschuif dan of kiest voor een concept waar minder handen nodig zijn.
5. Slechte pers
Ook al nodig je geen pers of media uit op jouw evenement, door social media kun je alsnog de ‘pers’ halen. Het knokpartijtje op het feest van een overheidsdienst stond twee dagen op de voorpagina. Dat kan dodelijk zijn voor je merk of bedrijf.
Wat te doen?
Het klinkt een beetje cru, maar beveiliging is ook op grote business events een absolute pré, zeker als er feest gevierd wordt met bijvoorbeeld partners erbij. Daarnaast is het voortraject ook heel goed om de spelregels op een leuke manier uit te leggen.
6. Een moment in plaats van strategische impact
Een evenement zonder voortraject, natraject en strategische embedding is echt zo zonde van tijd en geld. Het gebeurt nog zo veel. En dan denken dat dit maanden na-ebt. Nee dus.
Wat te doen?
Huur een bureau in en zorg voor integratie, trajectuitwerking en de strategie van het event binnen jouw marcom-mix.
7. Zenden
Prachtige sprekers, op onderwerp met veel kennis over iets nieuws, of iets inspirerends. Groot podium, grote zaal, 1000 stoelen…Het is niet zo dat het niet werkt, maar kijk maar eens hoeveel mensen op de telefoon zitten, even weglopen. Het kan en moet beter, dus stop met zenden.
Wat te doen?
Betrek jouw doelgroep bij de inhoud. Laat ze in het voortraject alvast sparren met sprekers, input leveren en dan op het evenement tot slimme en effectieve interactie komen, bijvoorbeeld Q&A naar conversation en input.
8. Saai
iets zo erg als een wegdommelende gast, je kunt er niet altijd iets aan doen, maar kom op: wij zijn het creatieve/wow vak. Of zo’n evenement dat je al honderd keer hebt gezien, niet verrast of niet beklijft. Durf, want anders wint saaiheid het van de impact.
Wat te doen?
Saaiheid kun je op 1001 manier doorbreken: persoonlijke aandacht, bizarre beleving, unieke momenten, verrassingen. Kom op dat kun je!
9. Energieprijzen of gestegen personeels- of productprijzen
Locatie geboekt. Afspraken gemaakt en bam daar vliegt de energieprijs omhoog. Dat is een lelijke streep door de rekening, want die extra kosten moeten samengedragen worden en voor wie ROI loslaat op het event, die moet gaan bijstellen. Meer kosten zelfde impact.
Wat te doen?
Tja, hier is niet zo heel veel aan te doen, maar wat je wel kunt en misschien zelfs moet doen: maak goede afspraken met locaties en toeleveranciers. De wereld is zo instabiel dat het zeer aan te raden is om heldere, zwart op wit afspraken te maken om de verrassing van extra kosten te voorkomen.
10. Bezoekerstekort
Dit hebben we allemaal meegemaakt: alles staat, perfect concept, mooi moment, maar het aantal bezoekers blijft achter. Ze komen niet, of het allerergste no show. Een verschrikkelijk gevoel en in veel gevallen een totaal andere uitstraling dan die je wilde.
Wat te doen?
Het bezoekerstekort is grotendeels te tackelen door de bezoekers in het voortraject niet te triggeren op basis van kaartverkoop of kom je ook, maar ze een deel van regie te geven. Wat willen ze? Welke vragen zijn er? Wie willen ze zien? Dat is ook de basis voor een lage no show, maar daar zul je ook inzichtelijk moeten maken wat no show voor negatieve effecten heeft.
11. Geen data
Data, het klinkt kurkdroog en voor velen ver van je bed. Maar kijk eens in je CRM of andere systemen: wat weet je van de potentiële bezoekers? Het is zo zonde dat je geen gebruikt maakt van data en daar niet op voorbouwt.
Wat te doen?
org met die data voor een beleving op maat, of gebruik de data om het event zo effectief mogelijk in te delen en te designen. Je kunt bijvoorbeeld met data de juiste mensen aan elkaar koppelen als het om netwerken gaat.
12. In your face
Je glooft in de kracht van LIVE. Je kunt mensen echt raken. Maar dan gaat er toch iets mis, iets raars, stoms of vervelends. Of het voldoet totaal niet aan de verwachtingen, dan weet je één ding zeker: bam, in your face. Via social media, de tam tam of hoe dan ook, je houdt er een nare nasmaak aan over en iedereen kijkt mee.
Wat te doen?
Doe het perfect. Repeteren, voorzien wat er mis kan gaan, goede toeleveranciers, professioneel organiseren, dat! En als er dan iets mis gaat, zorg voor back-up, los het onzichtbaar op, of als het niet anders kan benoem het en draai het om in iets leuks of bijzonders.
13. Doelgroep niet kennen
Kwantiteit is geen kwaliteit. Dus wie nog mikt op zoveel mogelijk bezoekers die slaat de plank mis. In vrijwel al die gevallen is er ook helemaal geen doelgroep in kaart gebracht. Dus is het programma niet aansluitende op de behoeften van je doelgroep, verbind je verkeerd en is meerwaarde voor je bezoeker vele malen kleiner.
Wat te doen?
Maak maar persona’s van je doelgroep(en). Wie is het, wat is het uitgangspunt voor het event en wat willen ze. Pas daar net als op je doelstelling alles op aan.
14. Snel veranderende omstandigheden qua onderwerp
Nu de wereld sneller dan ooit rond lijkt te draaien, hebben wij de events al voorbij zien komen, die letterlijk achter de fanfare aanliepen. Een event over crypto terwijl daags daarvoor de hele markt instort. Met dergelijke onderwerpen moet je actueel en vernieuwend zijn, anders is de toegevoegde waarde te klein voor een bezoek.
Wat te doen?
Als je al gaat voor een dergelijk onderwerp, bereid jouw sprekers dan voor. Zorg voor een interviewer die kan inhaken op de actualiteit, zorg voor meer ruimte voor interactie om live de actualiteit te behandelen.